実運送体制管理簿とは
実運送体制管理簿は、元請事業者が「最終的にどの事業者が実際に運んだのか」と、その請負階層を把握するための記録です。2025年4月1日からトラック事業者に制度が施行され、2026年4月1日からは、元請となる貨物利用運送事業者にも作成義務が拡大されています。
目的は単に帳票を増やすことではありません。多重委託の中で実運送を担う事業者を見えるようにし、取引構造を把握できる状態にすることです。
作成対象は「1.5トン以上」だけで判断しない
国土交通省の案内では、対象となる貨物重量は1.5トン以上で、真荷主から運送依頼があった時点で判断します。実際に運ぶ時点の重量や混載後の重量で判断するのではありません。
ただし、実務では重量だけでなく「自社が元請か」「他の事業者の運送を利用するか」「どの委託関係にあるか」まで確認する必要があります。
| ケース | 基本的な考え方 |
|---|---|
| 真荷主から2tを受注し自社便のみで運送 | 実運送の委託がないため、委託構造の確認が中心 |
| 真荷主から2tを受注し協力会社へ委託 | 作成対象となるか確認が必要 |
| 真荷主から1tを受注 | 1.5t基準に照らして確認 |
| 2t受注後、実運送時に複数便へ分ける | 受注時点の重量で判断する考え方 |
対象判定は個別条件で変わるため、迷う案件は国土交通省の最新Q&Aや所管運輸局へ確認してください。
管理簿に記載する3つの基本事項
基本的な記載事項は、①実運送事業者の商号・名称、②実運送を行う貨物の内容・区間、③実運送事業者の請負階層です。重要なのは「自社が発注した相手」だけで止めず、最終的な実運送事業者まで把握することです。
| 項目 | 記入例（架空） |
|---|---|
| 実運送事業者 | ○○運輸株式会社 |
| 貨物内容・区間 | 食品12パレット／大阪市→神戸市 |
| 請負階層 | 2次請け |
同じ会社が複数区間を担当する場合や再委託がある場合は、自社の配車・委託情報と照合できるように管理番号を付けると後から追いやすくなります。
実務では「誰が、いつ情報を集めるか」を決める
帳票様式より重要なのが運用です。配車担当者が協力会社へ委託した時点では、再委託の有無や最終実運送事業者がまだ分からない場合があります。そのため、情報取得のタイミングを決めます。
| タイミング | 確認する情報 | 担当例 |
|---|---|---|
| 配車・委託時 | 委託先、貨物、区間 | 配車担当 |
| 運行前〜運行中 | 再委託有無、実運送事業者 | 配車・協力会社窓口 |
| 運行完了後 | 最終実績、変更の有無 | 配車／事務 |
| 月次 | 未確定・欠損案件 | 管理責任者 |
Excelや既存の配車表でも作成できる
実運送体制管理簿のために専用システムが必須というわけではありません。既存の配車表へ必要項目を追加し、電磁的記録で作成・保存する方法も考えられます。
Excelで最低限用意したい列
- 運行管理番号
- 荷主・貨物名
- 発地・着地
- 自社の委託先
- 実運送事業者
- 請負階層
- 確定日
- 確認担当者
委託件数が少ない会社ではExcelで十分な場合があります。一方、月数百件の委託があり、変更・再委託が多い会社では、配車表と管理簿が別ファイルになると転記漏れが増えます。
具体例：月300件を協力会社へ委託する会社
以下は架空の運用例です。月300件の運行のうち120件を協力会社へ委託し、10〜20件で再委託が発生する会社を想定します。
| 課題 | 改善前 | 改善後の例 |
|---|---|---|
| 実運送確認 | 月末にメールを探す | 運行番号ごとに確定欄を管理 |
| 再委託 | 担当者の記憶 | 協力会社へ報告ルールを明文化 |
| 転記 | 配車表→管理簿へ手入力 | 配車表に必要列を追加 |
| 欠損確認 | 監査前に探す | 毎週未確定一覧を確認 |
このように「管理簿を後で作る」のではなく、配車業務の中で必要情報を集める形にすると、月末のまとめ作業を減らせます。
作成した管理簿は運送完了から1年間保存する
作成した実運送体制管理簿は、その貨物の運送が完了した日から1年間、営業所に据え置く必要があります。紙だけでなく電磁的記録での作成・保存も可能です。
担当者個人のPCだけに置かず、営業所・会社として検索できる保存場所、ファイル名、権限、バックアップを決めます。運行番号で検索できるようにすると、問い合わせや監査時に確認しやすくなります。
よくある失敗と防ぎ方
発注先だけ記録して終わる
再委託がある場合、最終的な実運送事業者まで確認できない状態になります。
月末にまとめて作る
変更履歴やメールを探す時間が増えます。運行ごとに確定する運用へ寄せます。
配車表と別ファイルで二重入力
更新漏れが起きやすいため、既存配車表へ必要項目を追加できないか先に検討します。
実運送体制管理簿でよくある質問
Q. 1.5トンは実際に運んだ重量ですか？
国土交通省の案内では、真荷主から運送依頼があった時点の貨物重量で判断します。
Q. Excelで作ってもいいですか？
電磁的記録での作成・保存は可能です。必要事項を満たし、確認できる状態にすることが重要です。
Q. 貨物利用運送事業者も対象ですか？
2026年4月1日から、元請となる貨物利用運送事業者にも実運送体制管理簿の作成義務等が拡大されています。
管理簿運用を始める前のチェックリスト
制度対応を「Excel様式を作って終わり」にしないため、次の項目を決めてから運用を開始します。
- 対象案件を誰が判定するか
- 1.5トン基準をどのデータで確認するか
- 委託先へ実運送事業者を報告してもらう方法
- 再委託が発生した場合の連絡期限
- 運行番号・案件番号の付け方
- 未確定案件を誰が週次確認するか
- 1年間の保存場所と権限
- 担当者不在時の引継ぎ方法
Excelで続けるか、システム化するかの境界
月数件〜数十件で委託先が固定され、再委託も少ない会社なら、既存配車表へ列を追加する方法でも対応しやすいでしょう。一方、月数百件、複数拠点、再委託、当日変更が多い場合は、管理簿だけ別Excelにすると転記が増えるため、配車・委託情報と同じデータから管理できる仕組みを検討する価値が高まります。
判断基準は「件数」だけでなく、月末に未確定案件を探す時間、変更の多さ、担当者数、拠点数です。管理簿作成に毎月何時間かかっているかを測ると、システム投資の判断材料になります。
月次で未確定案件を残さないチェックをする
実運送体制管理簿は、作成したファイルがあるだけでは不十分です。月末に「実運送事業者未確定」「請負階層未入力」「区間不足」などの欠損を一覧化し、翌月へ持ち越さない運用を決めます。
委託先ごとに未確定件数を集計すると、情報が返ってきにくい協力会社も把握できます。頻発する場合は、発注時の報告条件や連絡期限を契約・運用ルールへ組み込むと、後から確認する作業を減らせます。
参考にした公的情報
制度・数値に関する記述は、以下の公的情報を確認して作成しています。
最終確認：2026-10-03。制度・基準は更新される場合があります。実務判断では必ず最新の公的情報をご確認ください。
読むだけで終わらず、次の一手まで。
この記事で整理した内容をもとに、検討状況に合う次の行動を選べます。