運送契約の書面交付義務とは
2025年4月1日から、真荷主とトラック事業者が運送契約を締結するときは、運送役務の内容・対価などを記載した書面を相互に交付することが義務化されています。また、トラック事業者等が他の事業者の運送を利用するときは、委託先への書面交付が必要です。
2026年4月1日からは、貨物利用運送事業者にも真荷主との書面交付義務等が準用される範囲が広がっています。目的は、運賃・料金、荷役・附帯業務等を契約前に明確にし、後から「聞いていない作業」が発生しにくい状態にすることです。
「荷主との相互交付」と「委託先への交付」は分けて考える
書面交付は一つの場面だけではありません。真荷主との契約と、自社が協力会社へ委託する場面を分けて整理します。
| 場面 | 誰から誰へ | ポイント |
|---|---|---|
| 真荷主との契約 | 真荷主↔トラック事業者等 | 双方が契約内容を確認 |
| 利用運送・再委託 | 元請等→委託先 | 委託内容・対価等を明示 |
| 2026年4月以降 | 一定の貨物利用運送にも拡大 | 自社の立場を確認 |
自社が荷主から受ける契約書だけ整えても、協力会社へ出す発注内容が口頭のままでは対応が不十分になる可能性があります。
書面に記載する6つの基本事項
国土交通省の案内では、交付書面には次の6項目を記載します。
| 項目 | 具体例（架空） |
|---|---|
| ①運送役務の内容・対価 | 大阪→神戸、4t車、運賃45,000円 |
| ②荷役・附帯業務の内容・対価 | パレット積卸し、荷役料5,000円 |
| ③特別に生ずる費用 | 高速代実費、燃料サーチャージ |
| ④当事者の名称・住所 | 荷主A／○○運送 |
| ⑤支払方法 | 月末締め翌月末振込 |
| ⑥交付年月日 | 2026年10月3日 |
契約書という名称でなくても、必要事項が確認できる形で整えることが重要です。
紙の契約書だけでなくメール等でも対応できる
相手方の承諾を得ている場合、書面に代えて電子メール等の電磁的方法で必要事項を提供できます。国土交通省Q&Aでは、PDF添付だけでなくメール本文に法定事項を記載する方法も可能とされています。
ただし、メールで送れば何でもよいわけではありません。誰が、いつ、どの条件を提示したかを後から確認できるよう、案件番号・件名・保存場所を統一します。
実務で迷わない書面交付の5ステップ
STEP1：受注時に契約条件を確定する
区間、車格、時間、運賃、荷役、待機、高速、支払条件を確認します。未定項目がある場合は、後日決定した内容を運送前までに追加交付する考え方がQ&Aで示されています。
STEP2：テンプレートへ入力する
毎回ゼロから文書を作らず、6項目を固定した受注・発注テンプレートを作ります。
STEP3：相手へ交付し履歴を残す
メール、システム、紙のいずれでも、送信・交付の事実を確認できる状態にします。
STEP4：変更時は差分を再交付する
運賃、荷役、区間などが変わった場合は、口頭だけで済ませず変更内容を残します。
STEP5：写しを保存する
交付した書面の写しは1年間保存します。案件番号で検索できるようにします。
具体例：電話受注からメール交付へ変える
以下は架空の運用例です。荷主から電話で「明日4t車1台、大阪から神戸へ」と依頼があり、これまで運賃だけ口頭確認していた会社を想定します。
| タイミング | 対応例 |
|---|---|
| 電話受注 | 区間、車格、時間、荷役、高速、運賃を確認 |
| 受注直後 | テンプレートへ6項目を入力 |
| 交付 | 承諾済みのメールで送信 |
| 条件変更 | 追加荷役5,000円を追記して再送 |
| 運送完了後 | 案件フォルダへ保存し1年間保管 |
この運用にすると、請求時に「荷役料を聞いていない」「高速代込みだと思っていた」といった認識違いを減らしやすくなります。
基本契約書がある場合の考え方
基本契約書に共通条件が記載されている場合、その基本契約書に記載済みの内容については個別書面で省略できる場合があります。毎回すべてを書き直すのではなく、共通条件と個別運行条件を分けて管理すると実務負担を抑えられます。
一方で、個別案件の運賃、区間、荷役、追加費用など変動する条件は案件ごとに確認できるようにします。
交付した書面は1年間保存する
交付した書面は、その写しを1年間保存する必要があります。紙・メール・システムを混在させる場合でも、案件番号や運行番号で検索できる保存ルールを決めます。
| 保存ルール | 例 |
|---|---|
| ファイル名 | 20261003_荷主A_大阪神戸_001.pdf |
| 保存場所 | 共有フォルダ／契約管理システム |
| 変更履歴 | 旧版を削除せず差分を残す |
| 権限 | 営業・配車・請求が確認可能 |
よくある失敗と防ぎ方
運賃だけを書いて荷役を曖昧にする
積込・取卸し・附帯業務の有無と対価を分けて確認します。
変更を電話だけで済ませる
後日確認できるよう変更内容をメール等で残します。
交付したメールが個人受信箱にしかない
共有フォルダや案件管理へ保存し、退職・担当変更でも確認できる状態にします。
運送契約の書面交付でよくある質問
Q. メール本文でも大丈夫ですか？
相手方の承諾がある場合、国土交通省Q&Aではメール本文に法定事項を記載する方法も可能とされています。
Q. 契約締結時に一部条件が未定ならどうしますか？
未定事項以外を先に交付し、決定後に追加書面を交付する対応が示されています。後から交付する内容は、遅くとも運送前までに交付し、当初書面との関連が分かるようにします。
Q. 既存の基本契約書は使えますか？
基本契約書に記載済みの共通事項を活用できる場合があります。個別案件の変動条件を別途明確にします。
社内テンプレートは営業・配車・請求が同じ情報を使える形にする
書面交付を営業担当だけの作業にすると、配車や請求で条件が見えず、結局電話確認が増えます。6つの法定項目に加え、社内運用に必要な管理番号、担当者、請求区分を同じテンプレートへ入れると後工程で使いやすくなります。
| 欄 | 使う部署 | 目的 |
|---|---|---|
| 案件番号 | 全社 | 書面・配車・請求を紐付け |
| 区間・日時 | 配車 | 運行条件確認 |
| 運賃・料金 | 営業／請求 | 請求条件確認 |
| 荷役・附帯業務 | 配車／請求 | 契約外作業を防ぐ |
| 高速・サーチャージ | 請求 | 追加費用の根拠 |
| 変更履歴 | 全社 | 最新版を判別 |
変更版の扱いを決める
条件変更のたびにファイルを上書きすると、どの条件で合意したか分からなくなります。案件番号＋版番号、またはメールスレッドで履歴を残し、配車と請求が最新版を確認できるようにします。
月末の請求時に契約条件を探す時間が多い会社では、書面交付対応を「法令対応」だけでなく、受注から請求までの情報整理として設計すると業務改善にもつながります。
参考にした公的情報
制度・数値に関する記述は、以下の公的情報を確認して作成しています。
最終確認：2026-10-03。制度・基準は更新される場合があります。実務判断では必ず最新の公的情報をご確認ください。
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