「運行管理者だから全部やる」が限界を作る
運行管理者の負担が重い会社では、点呼や安全確認だけでなく、配車、電話、荷主対応、勤怠確認、帳票作成、事故対応、車両確認、請求前の照合まで一人に集まっていることがあります。問題は仕事量そのものだけでなく、資格者でなくてもできる周辺作業まで集中していることです。
最初にやるべきことは「運行管理者の仕事を減らす」ではなく、現在の業務を安全に関わる中核業務と、情報整理・転記・連絡などの周辺業務に分けることです。安全判断まで単純に他人へ移すのではなく、周辺作業を軽くして本来の確認・判断へ時間を戻します。
点呼・配車・連絡・記録を時間帯で棚卸しする
感覚で「忙しい」と捉えるだけでは改善箇所が分かりません。まず1週間、30分単位で何をしているかを記録します。
| 時間帯 | 主な業務 | 改善候補 |
|---|---|---|
| 4:30〜7:30 | 点呼、欠勤対応、配車変更、電話 | 点呼情報の事前入力、配車変更共有 |
| 8:00〜11:00 | 荷主連絡、運行確認、帳票 | 現在地・進捗の見える化 |
| 13:00〜16:00 | 翌日配車、勤怠確認、協力会社連絡 | 配車情報の共通化、転記削減 |
| 帰庫時間帯 | 点呼、日報確認、異常確認 | 日報・デジタコ連携、例外だけ確認 |
棚卸しでは「1回何分」より「1日何回繰り返すか」も重要です。3分の電話が30回なら90分、5分の転記が15回なら75分になります。小さな作業の反復が負担の中心になっていることがあります。
同じ情報を何度も転記していないか
運行情報を配車表、点呼簿、日報、勤怠、請求用Excelへ何度も入力している会社では、入力時間だけでなく確認・修正時間も増えます。改善では、まず「同じ情報を何回入力しているか」を数えます。
| 情報 | よくある重複 | 見直し方 |
|---|---|---|
| 車両・ドライバー | 配車表→点呼→日報 | 共通マスタ・CSV連携 |
| 始業・終業 | 紙点呼→勤怠へ再入力 | 点呼・勤怠データ連携 |
| 配送先・時刻 | 配車表→電話・チャット | スマホ等で同じ情報を共有 |
| 運行実績 | 日報→請求前照合 | 運行実績から請求データへ連携 |
すべてを一度に連携する必要はありません。まず「毎日」「回数が多い」「ミスが起きる」の3条件が重なる転記から一つ減らします。
運行管理者がやる業務・支援できる業務を分ける
具体的には、業務を次の3区分で整理すると改善しやすくなります。制度上の責任や安全判断は資格者・責任者が担いながら、準備や情報収集を標準化します。
| 区分 | 例 | 考え方 |
|---|---|---|
| 運行管理の中核 | 点呼判断、安全確認、異常時判断 | 責任者が確実に実施 |
| 支援可能な周辺作業 | 資料準備、定型入力、一覧作成 | 手順化・分担を検討 |
| システム化候補 | 転記、時刻集計、位置確認、通知 | 自動化・データ連携を検討 |
「人に渡す」だけでは別の人が忙しくなるため、分担と同時に入力回数や確認方法そのものを減らすのがポイントです。
具体例：25台・運行管理者1人の会社で負担を減らす
以下は架空の改善例です。25台の会社で、運行管理者が1日9時間のうち、点呼・安全判断3時間、配車変更1.5時間、現在地確認電話1時間、勤怠・日報転記1.5時間、荷主・協力会社連絡2時間を使っていたとします。
| 改善前 | 対応 | 狙い |
|---|---|---|
| 現在地確認1時間 | GPS・進捗共有で例外のみ電話 | 確認電話を削減 |
| 勤怠・日報転記1.5時間 | CSV取込・共通入力へ整理 | 二重入力を削減 |
| 配車変更の個別連絡 | 変更情報を一つの画面・チャットへ集約 | 連絡漏れを防止 |
仮に周辺作業を合計2時間減らせたとしても、その2時間を別の雑務で埋めるのではなく、点呼後の異常確認、安全指導、拘束時間の早期確認などへ振り向けます。これが「安全業務を削らずに負担を下げる」考え方です。
30日で始める改善ステップ
1週目：業務を記録する
電話、転記、点呼、配車、荷主対応などを30分単位で記録し、繰り返し作業を数えます。
2週目：上位3作業だけ原因を分解する
「電話が多い」なら現在地、到着、変更確認など目的別に分けます。
3週目：一つだけ共有方法を変える
たとえば現在地確認をシステムへ寄せ、電話は遅延・異常時だけにします。
4週目：削減時間とミスを測る
削減時間だけでなく、見落とし、点呼の質、残業、事故・ヒヤリハットへの影響も確認します。
運行管理者の負担見直しでよくある質問
Q. 運行管理者の人数を増やすのが先ですか？
人員不足が明確なら増員も選択肢ですが、転記・確認電話などを残したまま人だけ増やすとコストも増えます。まず業務量と中身を把握してから判断します。
Q. 点呼システムを入れれば負担は下がりますか？
点呼記録の作成・確認には効果が期待できますが、配車変更や荷主連絡、勤怠転記まで自動で減るとは限りません。負担の中心を先に測ることが必要です。
Q. 何を最初のKPIにしますか？
確認電話回数、転記時間、点呼後の処理時間、運行管理者の残業時間など、毎日測れる数字から始めると改善を追いやすくなります。
どの業務から省力化するかを優先順位で決める
負担が大きい会社ほど、点呼システム、動態管理、勤怠、配車など複数の製品が候補になります。全部を同時に入れる前に、作業時間・回数・安全影響・他部署への波及の4点で優先順位を付けます。
| 候補業務 | 時間 | 回数 | 安全影響 | 優先例 |
|---|---|---|---|---|
| 現在地確認 | 大 | 多 | 中 | 高 |
| 勤怠転記 | 中 | 多 | 中 | 高 |
| 翌日配車 | 大 | 1回 | 高 | 高 |
| 月次集計 | 大 | 少 | 低 | 中 |
たとえば現在地確認が1日30回、勤怠転記が毎日90分なら、月1回の集計を自動化するより先に改善する価値があります。
引き継げる状態を作る
運行管理者が休んだ日に業務が止まる会社では、システム導入だけでなく、連絡先、異常時対応、荷主ごとの注意、点呼時の確認事項を標準化します。共有フォルダやシステムに最新手順を置き、属人化を減らします。
改善効果は「運行管理者の残業」だけで測らない
負担軽減の確認では、残業時間だけでなく、確認電話回数、転記時間、点呼後の異常確認に使えた時間、引き継ぎ可能な業務数も見ます。残業が減っていても安全確認が省略されていれば改善とは言えません。
逆に、残業が大きく減らなくても、点呼後のフォローやヒヤリハット確認へ毎日30分使えるようになったなら、安全業務の質が上がったと評価できます。数値化しやすい事務時間と、安全面の変化を両方追うことが重要です。
改善後は、運行管理者本人だけでなく、配車担当・事務担当にも「確認が減ったか」「逆に手間が増えていないか」を聞きます。一部署だけの効率化ではなく、会社全体の作業時間が減っているかを確認してから次の業務へ展開します。
参考にした公的情報
制度・数値に関する記述は、以下の公的情報を確認して作成しています。
最終確認：2026-10-03。制度・基準は更新される場合があります。実務判断では必ず最新の公的情報をご確認ください。
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