デジタコと勤怠を連携するメリット

デジタコと勤怠を連携する最大の目的は「二重入力をなくす」こと

デジタコには出庫・帰庫、走行、停止、速度など運行に関するデータが蓄積されます。一方、勤怠には始業・終業、休憩、残業、休暇等があります。両方を別々に入力している会社では、同じ時刻を日報・勤怠・給与へ何度も転記する状態が起きやすくなります。

「デジタコの時間＝労働時間」と単純変換しない

トラックが止まっている時間でも、荷待ち・荷役・点呼・洗車・積込みなど労働に該当する時間があります。逆に車両データだけでは有休や会議、営業所内作業を把握できません。連携では、どの時刻を自動採用し、どこを本人・管理者が補正するかを決める必要があります。

ケース例：40人分の日報を毎月転記している会社

40人について1日3分の日報・勤怠照合を月22日行うと、約44時間/月です。連携後に例外確認が1人1日30秒まで減れば約7.3時間/月となり、単純計算で約36.7時間/月の削減余地があります。実際の効果はエラー率や確認ルールで変わるため、導入前に1週間計測してください。

連携方式は3種類に分けて考える

「連携できます」という説明だけでなく、何の項目がどの方向へ、何分・何時間おきに連携されるのかまで確認します。

導入前にデータ対応表を作る

正データを決めないまま連携すると、数字が違ったときに「どちらを直すのか」が分からなくなります。

改善基準告示の確認へどう使うか

2024年4月から適用されている改善基準告示では、拘束時間や休息期間等の管理が必要です。デジタコの運行時刻は有用な基礎データですが、勤務全体を表すとは限りません。勤怠側で始終業・休憩・運行外業務を含め、正しく集計できる構成にします。

• 厚生労働省｜トラック運転者の改善基準告示
• 国土交通省｜デジタル式運行記録計

連携で起きやすい失敗

時刻の丸め方が違う

デジタコは秒単位、勤怠は15分単位など、計算ルールが違うと毎月差異が出ます。丸め・切上げ・切捨ての設定を確認します。

ドライバーごとの車両乗替に対応できない

車両IDと従業員IDの紐付け方法を確認します。代車・乗替・2人乗務でデータが混ざらないことが重要です。

連携しても結局Excel加工が残る

給与ソフトの取込形式や手当計算に合わず、最後にExcel加工が必要になるケースがあります。契約前に実データでテストします。

連携効果を測るKPI

よくある質問

Q. デジタコがあれば別の勤怠システムは不要ですか？

製品と運用によります。休暇、申請承認、給与連携、事務員の勤怠などを含めると別システムが必要な場合があります。

Q. 既存デジタコを残したまま勤怠だけ変更できますか？

CSVやAPIの対応状況次第です。デジタコメーカー、勤怠側双方へ対応形式を確認してください。

Q. 連携すれば法令チェックも自動になりますか？

対応範囲は製品ごとに異なります。データ連携と法令判定は別機能として確認してください。

本番連携前に5人分の実データで突合する

CSVやAPIが接続できても、時刻・従業員・車両・休憩区分が正しく渡るとは限りません。長距離、地場、夜勤、車両乗替、休暇を含む5人程度の実データで、デジタコ→勤怠→給与まで一度通して確認します。

1か月分を本番投入してから差異に気づくより、少人数の代表パターンで先に例外を潰す方が導入負担を抑えられます。

導入前と導入後で担当者の作業を明文化する

連携効果を確認するには、データがつながったかではなく担当者の作業がどう変わるかを比較します。導入前に「紙日報回収→時刻確認→Excel転記→勤怠修正→給与CSV加工」と並んでいるなら、導入後にどの工程が消え、どの工程が例外確認として残るかを書き出します。

工程数がほとんど減らない場合は、システム同士が接続できても業務改善にはつながっていない可能性があります。