10〜20台の運送会社向け 配車システムの選び方

10〜20台規模は「小さいからシステム不要」とは限らない

10〜20台規模の運送会社では、配車担当者が専任ではなく、運行管理・営業・請求などを兼務していることが珍しくありません。そのため配車表そのものを作る時間よりも、電話での確認、変更連絡、過去実績の検索、翌日の組み直しに時間が取られているケースがあります。

一方で、車両数が少なく運行パターンも固定されている会社なら、Excelやホワイトボードを継続した方が合理的な場合もあります。重要なのは「台数」ではなく、配車変更の頻度、担当者への依存度、共有にかかる手間、日々の配車件数です。

具体例：15台・配車担当1人の会社では何が起きる？

たとえば車両15台、ドライバー18人、配車担当1人の会社で、毎朝20〜30件の運行を組むとします。受注は電話・FAX・メールで届き、担当者がExcelへ転記。車格、積載量、時間指定、ドライバーの休み、前日の帰庫時刻を見ながら割り当てます。

この会社で配車作成と変更連絡に1日90分かかっているなら、月22営業日で約33時間です。仮に配車担当者の人件費を時給換算2,500円として社内試算すると、配車関連工数だけで月約8.2万円になります。これはあくまで計算例ですが、システム費用を比較するときは「月額料金」だけでなく、現在の工数を金額換算すると判断しやすくなります。

10〜20台で優先したい機能、後回しでもよい機能

小規模事業者では「全部入り」を選ぶより、毎日使う機能を確実に定着させる方が成功しやすくなります。機能が多くても、現場が入力しない、ドライバーが見ない、請求へつながらない状態では費用対効果は出ません。

Excelを続けるべき会社と、切り替えを検討したい会社

費用比較は「月額」ではなく年間総額で見る

10〜20台規模では数万円の差でも年間では大きくなります。初期費用、月額、車両・ドライバー課金、端末費、通信費、オプション、サポート費を同じ条件で並べます。

たとえば15台で、A社が「月額固定5万円」、B社が「1台3,000円＋基本料1万円」なら、B社は月5.5万円です。しかしB社に初期費用や端末費があり、A社に含まれている場合、初年度の差は逆転する可能性があります。必ず12か月または36か月の総額で比較します。

試すときは普段より難しい1日を再現する

トライアルやデモでは「きれいなサンプルデータ」だけで判断せず、自社で実際に起こる変更を入れて確認します。

• 当日朝に1台が故障した場合、組み替えや共有がしやすいか
• 時間指定が重なる日でも見落としにくいか
• 帰り荷や傭車を含めた配車が扱えるか
• 住所表記ゆれや新規配送先の登録に手間がかからないか
• 配車担当者以外でも翌日の表を理解できるか

導入は4段階に分けると失敗しにくい

1. 1週間だけ現状時間を測る

配車作成、変更連絡、進捗確認、転記に何分使っているか記録します。

2. 必須機能を3〜5個に絞る

「あると便利」ではなく、今の負担を直接減らす機能から選びます。

3. 実データで試す

配送先、車両、時間指定などを可能な範囲で実運用に近づけます。

4. 1か月後に効果を測る

配車時間、確認電話、変更連絡、転記回数など導入前と同じ指標で測ります。

10〜20台規模で起きやすい失敗

• 大企業向けの多機能製品を選ぶ：使わない機能のために操作や費用が重くなる。
• 配車担当者だけで決める：ドライバーや事務側の運用とつながらない。
• 月額だけで決める：初期設定、端末、サポート、データ移行を見落とす。
• Excelを一日で廃止する：移行期間を設けず、現場が混乱する。

まず1週間、配車担当者の仕事を分解して測る

システム比較を始める前に、配車担当者が1日の中で何をしているかを15分単位で記録すると、導入目的がはっきりします。配車表の作成だけでなく、電話受注、住所確認、車両の空き確認、ドライバーへの連絡、荷主からの問い合わせ、実績転記まで含めます。

測定してみると、配車作成が40分でも、確認電話が50分、実績転記が30分ということがあります。この場合は「自動配車」より「情報共有＋動態管理＋実績連携」の方が先に効く可能性があります。

小規模会社ほど「誰が更新するか」を決める

10〜20台規模では、管理者が複数業務を兼務しているため、システム入力が特定の1人へ集中すると新しい属人化が生まれます。受注登録は事務、配車確定は運行管理、当日の実績はドライバーまたは自動取得、と役割を分けます。

• 受注変更を誰が確定するか
• 配車表の最終版を何時に締めるか
• ドライバーへ何で通知するか
• 当日変更を誰が反映するか
• 月末に何の実績を請求へ渡すか

導入後30日で見るチェックポイント

導入直後は操作に慣れる時間が必要なので、初日だけで評価しません。1週目は入力ミス、2週目は変更対応、3週目は担当者以外の利用、4週目は工数と電話件数を確認します。

ベンダーへ聞くべき質問

• 15台・利用者3人・1拠点の場合の初年度総額はいくらか
• 車両が5台増えたとき月額はいくら増えるか
• 現在のExcelをそのまま取り込めるか
• 当日変更後の配車表をスマホへ共有できるか
• データをCSVで持ち出せるか
• 解約時に過去データをどの形式で取得できるか
• 初期設定を自社で行う範囲と支援範囲はどこか

費用対効果を数字で見る簡易モデル

小規模事業者では「月5万円のシステムは高い」と感じやすいですが、現在の手作業を金額に置き換えないと判断できません。たとえば配車担当者が、配車作成60分、変更連絡30分、進捗確認30分、実績転記30分の合計2.5時間を毎日使い、22日稼働なら月55時間です。時間単価2,500円なら約13.8万円相当です。

システム化後も入力や確認に月25時間残ると仮定すれば、削減は30時間＝7.5万円相当です。月額・機器・初期費用の月割り合計が6万円なら、工数だけで月1.5万円の差が出ます。さらに配車担当者の休暇対応、請求転記、誤連絡の減少など、実際に起きている効果だけを追加します。

属人化対策は「担当者を休ませてみる」と分かる

導入効果を確かめる実践的な方法は、テスト期間中に配車担当者以外の人が半日だけ配車表を確認・変更してみることです。配送先の注意事項、車両条件、変更履歴がシステム上で理解できるなら、属人化対策として価値があります。逆に、結局ベテランへ電話しないと分からないなら、マスタや運用ルールが不足しています。

Excelから移すデータを整理する

最初に移すのはすべての過去データではありません。現在使う車両、ドライバー、配送先、定期便、荷主、時間指定など「明日から必要なマスタ」を優先します。古い顧客や終了した便まで一括移行すると、登録作業が重くなり導入が遅れます。

よくある質問

Q. 車両10台でも配車システムは必要ですか？

台数だけでは決まりません。毎日の変更が少なく担当者不在でも回るなら急ぐ必要はありません。電話確認や転記、属人化が大きいなら10台でも比較する価値があります。

Q. 自動配車まで必要ですか？

固定ルート中心なら必須ではありません。配送先・時間指定・車格などの制約が多く、毎日組み直す会社ほど効果を検証しやすくなります。

Q. 動態管理も一緒に入れるべきですか？

「今どこ？」の確認電話が多いなら一体運用のメリットがあります。配車作成だけが課題なら、最初から全機能を入れる必要はありません。